Сайты. SEO.
Хочу сайт
Хочу SEO
Хочу лендинг (╯°益°)╯彡┻━┻ Хочу отдохнуть!
Потеряли исходники?
Контакты
+7 (812) 318-74-97

Офис в Санкт-Петербурге

hello@web-industry.pro Подробнее

Переход от бумажного к электронному документообороту: что это значит и зачем вам это нужно?

edo-web-industry.png

Абсолютно все документы в офисе создаются в электронном виде. И примерно 80% из них распечатывается в разных целях: для ознакомления, подписания, запуска в работу. Но зачем, если все работают за компьютерами? Не удобнее ли обойтись без этого?

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет организовать работу с документами так, чтобы хранить их централизованно и использовать основную массу в электронном виде. Единица ЭДО - файл, заверенный электронной подписью - считается юридически значимым оригиналом, поэтому не нуждается в распечатывании.

Электронный документооборот между организациями - как это работает?

Сам процесс похож на общение по электронной почте. Передача документов происходит по согласию сторон через оператора ЭДО, который включен в сеть доверия ФНС. Подключение к серверу и аутентификация происходят с помощью персональных цифровых сертификатов.

Каждый пользователь системы имеет свою электронную цифровую подпись (ЭЦП), которая хранится на электронном носителе с пин-кодом. Посредством ЭЦП удостоверяются и верифицируются все изменения документов. Каждый файл имеет статус: "Отправлен", "Получен", "Подписан", "Отказано в подписи". Оператор при передаче автоматически проверяет электронную подпись и то, соответствует ли требованиям закона формат документов. Если файл необходимо изменить, создается его цифровая копия. Окончательным считается документ, закрепленный ЭЦП с двух сторон. Все версии файлов сохраняются на сервере.

Модуль ЭДО:

  • приглашает контрагентов к обмену данными;
  • формирует адресную книгу;
  • интегрируется с 1С или другим бухгалтерским ПО;
  • подписывает и шифрует документы;
  • структурирует письма;
  • отслеживает статусы отправлений.

ЭДО особенно удобен для предоставления документов в налоговые органы и подходит организациям любых масштабов - от представителей малого бизнеса до крупных холдингов.

Плюсы электронного документооборота
  • Он гарантирует прозрачность деятельности организации. Все бизнес-процессы можно отследить и проконтролировать на любом этапе.
  • Он дисциплинирует исполнителей. Согласно статистике, примерно 20% задач, направленных ответственным сотрудникам, не выполняется. Чем более прозрачны и контролируемы бизнес-процессы, тем меньше вероятность потери задачи.
  • Он экономит время. Стандартные операции (создание, согласование, поиск) проводятся проще и быстрее.
  • Он повышает безопасность хранения данных. Ни один важный листок не потеряется, не будет украден, не попадет по халатности не в те руки. Доступ к документам происходит строго в соответствии с назначенными правами, каждое действие с файлами регистрируется.
  • Он обеспечивает соответствие стандартам ISO 9000. Постановка системы менеджмента качества в условиях ЭДО происходит быстро, комфортно и по всем правилам.
  • Он способствует развитию корпоративной культуры. Развитие горизонтальных взаимодействий делает команду сплоченнее, плюс увеличивается личная ответственность сотрудников за надлежащее исполнение задач.
  • Повышает конкурентоспособность организации. Оптимизированные и отлаженные бизнес процессы позволяют снизить роль "человеческого фактора" и оказывать услуги быстрее и качественнее.
Нужно ли вам внедрение электронного документооборота?

Предлагаем простой тест. Если вы ответите "нет" более, чем на три вопроса, то определенно нужно.

  • Вы разговариваете с важным клиентом или партнером. Можете ли вы быстро найти нужный документ?
  • Вы можете, не тратя больше пары минут, сказать, какие из поставленных вами задач выполнены, в работе, просрочены?
  • Довольны ли вы скоростью согласований в своей организации?
  • Вчера вы отправили на согласование документ. Можете ли вы точно сказать, где он находится сейчас?
  • Комфортно ли для вас количество бумаг, лежащих на вашем столе?
Цели внедрения электронного документооборота

Зачем вводить ЭДО? Чтобы:

  • Снизить трудозатраты за счет оптимизации и упрощения бизнес-процессов;
  • Увеличить скорость функционирования организации;
  • Уменьшить количество потребляемой офисом бумаги;
  • Сэкономить на печати, закупке канцелярии, услугах курьерских служб;
  • Исключить вероятность потери и порчи документов;
  • Сократить издержки на содержание архива.
Этапы внедрения электронного документооборота

Вы можете произвести работы по внедрению как силами организации, так и пригласив специалистов. Первый вариант - более бюджетный, однако чреват затягиванием сроков и большими затратами времени и сил сотрудников. Второй подразумевает выделение бюджета на оплату услуг профессионалов, но гарантирует более быстрый и качественный результат.

Типовые этапы внедрения:

  1. Организационный. Здесь происходит знакомство с командой исполнителя, формирование команды заказчика, закрепление ролей и функций в ней приказом, первое оргсобрание, на котором будут сформулированы цели и задачи и даны ответы на возникшие у сотрудников вопросы.
  2. Этап исследования, анализа и проектирования системы в соответствии с устройством бизнес-процессов предприятия.
  3. Обучение команды со стороны заказчика. Для того, чтобы внедрение прошло успешно, сотрудникам компании-заказчика важно разбираться в том, как работает внедряемая система. Обучение разумнее всего проводить раздельно:
    • администраторам разъяснять технические детали, тонкости настройки;
    • ведущим пользователям показывать функциональные возможности системы и ключевые операции;
    • руководителям презентовать системы на коротком семинаре.
  4. Этап эксплуатации и совершенствования. Обычно в ходе практического применения системы возникают дополнительные пожелания по ее доработке.
Как обеспечить эффективность внедрения электронного документооборота?

Вне зависимости от того, занимаетесь ли вы им сами или обратились в стороннюю фирму, есть важные условия его эффективности:

  • деятельное участие руководства в процессе внедрения и первичной эксплуатации системы;
  • назначение и инструктаж ключевых сотрудников, которые займутся внедрением и поддержкой системы;
  • обучение всех пользователей обращению с системой, понятные и простые инструкции.

Внедрение ЭДО - это шаг в ногу со временем, который сэкономит для вас массу времени и средств и упростит взаимоотношения с партнерами и подрядчиками, например, с нами: акты не нужно будет посылать по почте.

Перед началом работы Школа интернет-маркетинга Курсы 1С-Битрикс О САЙТАХ О SEO О ДИЗАЙНЕ Аудиты и рекомендации по созданию и продвижению сайтов Кейсы Вопросы и ответы Помощь
Электронный документооборот
Сфера информационных технологий такова, что нужно все время держать руку на пульсе, чтобы оставаться на плаву. Тренды изменяются молниеносно, новшества, которые прежде казались фантастикой, становятся частью нашей жизни, еще вчера безупречно работавшие инструменты сегодня не просто бесполезны, но даже могут навредить... Хотите всегда быть в курсе происходящего? Позвольте нам быть вашим гидом! 

Здесь мы собираем свежие новости, гайды, FAQ'и, статьи и прочую информацию, которую считаем интересной и полезной. Следите за обновлениями!
Форма заказа
Чтобы сделать сайт еще удобнее, мы анализируем пользовательский опыт - собираем данные...
Подробнее
Чтобы сделать сайт еще удобнее, мы анализируем пользовательский опыт - собираем данные с помощью файлов cookie, журналов истории доступа и web-счетчиков. Согласно Федеральному закону «О персональных данных» мы обязаны сообщить вам об этом. Продолжая работу с ресурсом, вы выражаете согласие на обработку ваших данных. Более подробная информация размещена в разделе «Политика конфиденциальности»