Сайты. SEO.
Хочу сайт
Хочу SEO
Хочу лендинг Сайт в подарок!
Контакты
+7 (812) 318-74-97

Офис в Санкт-Петербурге

hello@web-industry.pro Подробнее

Переход от бумажного к электронному документообороту: что это значит и зачем вам это нужно?

edo-web-industry.png

Абсолютно все документы в офисе создаются в электронном виде. И примерно 80% из них распечатывается в разных целях: для ознакомления, подписания, запуска в работу. Но зачем, если все работают за компьютерами? Не удобнее ли обойтись без этого?

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет организовать работу с документами так, чтобы хранить их централизованно и использовать основную массу в электронном виде. Единица ЭДО - файл, заверенный электронной подписью - считается юридически значимым оригиналом, поэтому не нуждается в распечатывании.

Электронный документооборот между организациями - как это работает?

Сам процесс похож на общение по электронной почте. Передача документов происходит по согласию сторон через оператора ЭДО, который включен в сеть доверия ФНС. Подключение к серверу и аутентификация происходят с помощью персональных цифровых сертификатов.

Каждый пользователь системы имеет свою электронную цифровую подпись (ЭЦП), которая хранится на электронном носителе с пин-кодом. Посредством ЭЦП удостоверяются и верифицируются все изменения документов. Каждый файл имеет статус: "Отправлен", "Получен", "Подписан", "Отказано в подписи". Оператор при передаче автоматически проверяет электронную подпись и то, соответствует ли требованиям закона формат документов. Если файл необходимо изменить, создается его цифровая копия. Окончательным считается документ, закрепленный ЭЦП с двух сторон. Все версии файлов сохраняются на сервере.

Модуль ЭДО:

  • приглашает контрагентов к обмену данными;
  • формирует адресную книгу;
  • интегрируется с 1С или другим бухгалтерским ПО;
  • подписывает и шифрует документы;
  • структурирует письма;
  • отслеживает статусы отправлений.

ЭДО особенно удобен для предоставления документов в налоговые органы и подходит организациям любых масштабов - от представителей малого бизнеса до крупных холдингов.

Плюсы электронного документооборота
  • Он гарантирует прозрачность деятельности организации. Все бизнес-процессы можно отследить и проконтролировать на любом этапе.
  • Он дисциплинирует исполнителей. Согласно статистике, примерно 20% задач, направленных ответственным сотрудникам, не выполняется. Чем более прозрачны и контролируемы бизнес-процессы, тем меньше вероятность потери задачи.
  • Он экономит время. Стандартные операции (создание, согласование, поиск) проводятся проще и быстрее.
  • Он повышает безопасность хранения данных. Ни один важный листок не потеряется, не будет украден, не попадет по халатности не в те руки. Доступ к документам происходит строго в соответствии с назначенными правами, каждое действие с файлами регистрируется.
  • Он обеспечивает соответствие стандартам ISO 9000. Постановка системы менеджмента качества в условиях ЭДО происходит быстро, комфортно и по всем правилам.
  • Он способствует развитию корпоративной культуры. Развитие горизонтальных взаимодействий делает команду сплоченнее, плюс увеличивается личная ответственность сотрудников за надлежащее исполнение задач.
  • Повышает конкурентоспособность организации. Оптимизированные и отлаженные бизнес процессы позволяют снизить роль "человеческого фактора" и оказывать услуги быстрее и качественнее.
Нужно ли вам внедрение электронного документооборота?

Предлагаем простой тест. Если вы ответите "нет" более, чем на три вопроса, то определенно нужно.

  • Вы разговариваете с важным клиентом или партнером. Можете ли вы быстро найти нужный документ?
  • Вы можете, не тратя больше пары минут, сказать, какие из поставленных вами задач выполнены, в работе, просрочены?
  • Довольны ли вы скоростью согласований в своей организации?
  • Вчера вы отправили на согласование документ. Можете ли вы точно сказать, где он находится сейчас?
  • Комфортно ли для вас количество бумаг, лежащих на вашем столе?
Цели внедрения электронного документооборота

Зачем вводить ЭДО? Чтобы:

  • Снизить трудозатраты за счет оптимизации и упрощения бизнес-процессов;
  • Увеличить скорость функционирования организации;
  • Уменьшить количество потребляемой офисом бумаги;
  • Сэкономить на печати, закупке канцелярии, услугах курьерских служб;
  • Исключить вероятность потери и порчи документов;
  • Сократить издержки на содержание архива.
Этапы внедрения электронного документооборота

Вы можете произвести работы по внедрению как силами организации, так и пригласив специалистов. Первый вариант - более бюджетный, однако чреват затягиванием сроков и большими затратами времени и сил сотрудников. Второй подразумевает выделение бюджета на оплату услуг профессионалов, но гарантирует более быстрый и качественный результат.

Типовые этапы внедрения:

  1. Организационный. Здесь происходит знакомство с командой исполнителя, формирование команды заказчика, закрепление ролей и функций в ней приказом, первое оргсобрание, на котором будут сформулированы цели и задачи и даны ответы на возникшие у сотрудников вопросы.
  2. Этап исследования, анализа и проектирования системы в соответствии с устройством бизнес-процессов предприятия.
  3. Обучение команды со стороны заказчика. Для того, чтобы внедрение прошло успешно, сотрудникам компании-заказчика важно разбираться в том, как работает внедряемая система. Обучение разумнее всего проводить раздельно:
    • администраторам разъяснять технические детали, тонкости настройки;
    • ведущим пользователям показывать функциональные возможности системы и ключевые операции;
    • руководителям презентовать системы на коротком семинаре.
  4. Этап эксплуатации и совершенствования. Обычно в ходе практического применения системы возникают дополнительные пожелания по ее доработке.
Как обеспечить эффективность внедрения электронного документооборота?

Вне зависимости от того, занимаетесь ли вы им сами или обратились в стороннюю фирму, есть важные условия его эффективности:

  • деятельное участие руководства в процессе внедрения и первичной эксплуатации системы;
  • назначение и инструктаж ключевых сотрудников, которые займутся внедрением и поддержкой системы;
  • обучение всех пользователей обращению с системой, понятные и простые инструкции.

Внедрение ЭДО - это шаг в ногу со временем, который сэкономит для вас массу времени и средств и упростит взаимоотношения с партнерами и подрядчиками, например, с нами: акты не нужно будет посылать по почте.

Перед началом работы Советы и Консультации Школа интернет-маркетинга Курсы 1С-Битрикс О САЙТАХ О SEO О ДИЗАЙНЕ Аудиты и рекомендации по созданию и продвижению сайтов Кейсы Помощь
Электронный документооборот
Сфера информационных технологий такова, что нужно все время держать руку на пульсе, чтобы оставаться на плаву. Тренды изменяются молниеносно, новшества, которые прежде казались фантастикой, становятся частью нашей жизни, еще вчера безупречно работавшие инструменты сегодня не просто бесполезны, но даже могут навредить... Хотите всегда быть в курсе происходящего? Позвольте нам быть вашим гидом! 

Здесь мы собираем свежие новости, гайды, FAQ'и, статьи и прочую информацию, которую считаем интересной и полезной. Следите за обновлениями!
Форма заказа

Сайты в подарок

Настоящая помощь малому и среднему бизнесу. Сайты в подарок при заказе продвижения или техподдержки! Рассрочка!

Делаем сейчас — платишь потом!

Отличный старт

При заказе комплексного тарифа «Эволюция 8» на год (ежемесячный платёж — 12800 р.) — новый сайт «Лёгкий старт» в подарок!

Лучший выбор

При заказе комплексного тарифа «Эволюция 15» на год (ежемесячный платёж — 24000 р.) — новый сайт для SEO «Правильный выбор» в подарок!

Лидер

При заказе комплексного тарифа «Эволюция 25» на год (ежемесячный платёж — 40000 р.) — новый сайт для SEO «На шаг впереди» (КАТАЛОГ) в подарок!

Онлайн-продажи

При заказе комплексного тарифа «Эволюция 35» на год (ежемесячный платёж — 56000 р.) — новый сайт для SEO «Онлайн-продажи» (ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН) в подарок!

Скидки на сайты

«Лёгкий старт»

65 000 руб. 35 000 руб.
То, что нужно для начала! В пакет входят:
  • новый одностраничный сайт;
  • 2 часа профессиональных консультаций руководителя отдела ведения интернет-проектов (опыт — 10 лет);
  • настройка контекстной рекламы.

«Лёгкий старт PRO»

65 000 руб. + 45 000 руб. 35 000 руб. + 35 000 руб.
Это прочная основа для развития! В пакет входят:
  • новый одностраничный сайт по стандарту Web-Industry Group;
  • до двух часов профессиональных консультаций руководителя отдела ведения интернет-проектов (опыт — 10 лет);
  • настройка контекстной рекламы;
  • +
  • профессиональный подбор семантического ядра (СЯ);
  • маркетинговое исследование;
  • регистрация компании на 100 профильных порталах.

Сайт для SEO «Правильный выбор»

180 000 120 000 руб.
Это сайт, в который на этапе создания заложено всё необходимое для продвижения. В пакет входят:
  • новый Сайт для SEO по стандарту Web-Industry Group;
  • лицензия «1С-Битрикс: Управление сайтом - Старт»;
  • до четырёх часов профессиональных консультаций руководителя отдела ведения интернет-проектов (опыт — 10 лет);
  • профессиональный подбор семантического ядра (СЯ);
  • SEO-оптимизация (до 200 ключевиков);
  • настройка контекстной рекламы;
  • маркетинговое исследование;
  • регистрация компании на 100 профильных порталах;
  • 2 месяца техподдержки.

Сайт для SEO «На шаг впереди»

320 000 240 000 руб.
Сайт, уже на этапе создания максимально заряженный на успешное продвижение. Первые позиции — сразу после выкладки! В пакет входят:
  • новый Сайт для SEO «КАТАЛОГ» по стандарту Web-Industry Group;
  • лицензия «1С-Битрикс: Управление сайтом - Старт»;
  • до восьми часов профессиональных консультаций руководителя отдела ведения интернет-проектов (опыт — 10 лет);
  • разработка концепции сайта под руководством арт-директора;
  • профессиональный подбор семантического ядра (СЯ);
  • SEO-оптимизация (до 300 ключевиков);
  • настройка контекстной рекламы;
  • маркетинговое исследование;
  • регистрация компании на 100 профильных порталах;
  • 2 месяца техподдержки;
  • 2 месяца маркетинговой поддержки.
!! Возможна рассрочка до конца года !!

Сайт для SEO «Онлайн-продажи»

560 000 360 000 руб.
То, что нужно для уверенных позиций и хороших продаж! В пакет входят:
  • новый Сайт для SEO «ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН» по стандарту Web-Industry Group;
  • лицензия «1С-Битрикс: Управление сайтом - Малый бизнес»;
  • до 16 часов профессиональных консультаций руководителя отдела ведения интернет-проектов (опыт — 10 лет);
  • разработка концепции сайта под руководством арт-директора;
  • профессиональный подбор семантического ядра (СЯ);
  • SEO-оптимизация (до 500 ключевиков);
  • настройка контекстной рекламы;
  • маркетинговое исследование;
  • регистрация компании на 100 профильных порталах;
  • 2 месяца техподдержки;
  • 2 месяца маркетинговой поддержки.
!! Возможна рассрочка до конца года!!

Поддержите нас во время карантина — и мы поддержим вас, когда он закончится!

Никто точно не знает, что будет, когда страна вернётся с вынужденной самоизоляции. Сколько малого/среднего/любого бизнеса поляжет вслед за рублём, сколько креативных сотрудников пойдут работать на завод (но не дойдут, потому что завода-то нет уже!), сколько квартир в Москве можно будет купить на тысячу евро и сколько миллионов рублей придётся выложить за пачку гречки. Ужас и прелесть этой ситуации в том, что мы не знаем, кто именно из наших коллег, партнёров и конкурентов в новогоднюю ночь будет петь и танцевать на улице под бубен.

Государство не объявляет режим ЧС, а это значит, что подмога не придёт, нужно справляться самим.

Наша общая задача — пережить эти времена. И мы просим вас позаботиться о нас сейчас, чтобы в будущем было, кому подать вам стакан воды.

До конца 2020 года мы распродаём часы работы наших сотрудников по смехотворно низкой цене — всего 900 рублей! Купите сейчас любое количество — и:

  1. наши мозги, талант и способности останутся с вами,
  2. вы сможете потратить часы на любые услуги с января 2021 и до конца года — в горячие деньки, когда цены будут пробивать потолок, а уцелевшие компании — рвать друг другу глотки.

Часы от Web-Industry Group, как доллар и биткоин, — важно купить вовремя!


Перейти к заказу
Сайт в подарок! Акции и скидки на сайты и продвижение
Чтобы сделать сайт еще удобнее, мы анализируем пользовательский опыт - собираем данные...
Подробнее
Чтобы сделать сайт еще удобнее, мы анализируем пользовательский опыт - собираем данные с помощью файлов cookie, журналов истории доступа и web-счетчиков. Согласно Федеральному закону «О персональных данных» мы обязаны сообщить вам об этом. Продолжая работу с ресурсом, вы выражаете согласие на обработку ваших данных. Более подробная информация размещена в разделе «Политика конфиденциальности»