Переход от бумажного к электронному документообороту: что это значит и зачем вам это нужно?

Абсолютно все документы в офисе создаются в электронном виде. И примерно 80% из них распечатывается в разных целях: для ознакомления, подписания, запуска в работу. Но зачем, если все работают за компьютерами? Не удобнее ли обойтись без этого?

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет организовать работу с документами так, чтобы хранить их централизованно и использовать основную массу в электронном виде. Единица ЭДО - файл, заверенный электронной подписью - считается юридически значимым оригиналом, поэтому не нуждается в распечатывании.

Сам процесс похож на общение по электронной почте. Передача документов происходит по согласию сторон через оператора ЭДО, который включен в сеть доверия ФНС. Подключение к серверу и аутентификация происходят с помощью персональных цифровых сертификатов.

Каждый пользователь системы имеет свою электронную цифровую подпись (ЭЦП), которая хранится на электронном носителе с пин-кодом. Посредством ЭЦП удостоверяются и верифицируются все изменения документов. Каждый файл имеет статус: "Отправлен", "Получен", "Подписан", "Отказано в подписи". Оператор при передаче автоматически проверяет электронную подпись и то, соответствует ли требованиям закона формат документов. Если файл необходимо изменить, создается его цифровая копия. Окончательным считается документ, закрепленный ЭЦП с двух сторон. Все версии файлов сохраняются на сервере.

Модуль ЭДО:

• приглашает контрагентов к обмену данными;
• формирует адресную книгу;
• интегрируется с 1С или другим бухгалтерским ПО;
• подписывает и шифрует документы;
• структурирует письма;
• отслеживает статусы отправлений.

ЭДО особенно удобен для предоставления документов в налоговые органы и подходит организациям любых масштабов - от представителей малого бизнеса до крупных холдингов.

• Он гарантирует прозрачность деятельности организации. Все бизнес-процессы можно отследить и проконтролировать на любом этапе.
• Он дисциплинирует исполнителей. Согласно статистике, примерно 20% задач, направленных ответственным сотрудникам, не выполняется. Чем более прозрачны и контролируемы бизнес-процессы, тем меньше вероятность потери задачи.
• Он экономит время. Стандартные операции (создание, согласование, поиск) проводятся проще и быстрее.
• Он повышает безопасность хранения данных. Ни один важный листок не потеряется, не будет украден, не попадет по халатности не в те руки. Доступ к документам происходит строго в соответствии с назначенными правами, каждое действие с файлами регистрируется.
• Он обеспечивает соответствие стандартам ISO 9000. Постановка системы менеджмента качества в условиях ЭДО происходит быстро, комфортно и по всем правилам.
• Он способствует развитию корпоративной культуры. Развитие горизонтальных взаимодействий делает команду сплоченнее, плюс увеличивается личная ответственность сотрудников за надлежащее исполнение задач.
• Повышает конкурентоспособность организации. Оптимизированные и отлаженные бизнес процессы позволяют снизить роль "человеческого фактора" и оказывать услуги быстрее и качественнее.

Предлагаем простой тест. Если вы ответите "нет" более, чем на три вопроса, то определенно нужно.

• Вы разговариваете с важным клиентом или партнером. Можете ли вы быстро найти нужный документ?
• Вы можете, не тратя больше пары минут, сказать, какие из поставленных вами задач выполнены, в работе, просрочены?
• Довольны ли вы скоростью согласований в своей организации?
• Вчера вы отправили на согласование документ. Можете ли вы точно сказать, где он находится сейчас?
• Комфортно ли для вас количество бумаг, лежащих на вашем столе?

Зачем вводить ЭДО? Чтобы:

• Снизить трудозатраты за счет оптимизации и упрощения бизнес-процессов;
• Увеличить скорость функционирования организации;
• Уменьшить количество потребляемой офисом бумаги;
• Сэкономить на печати, закупке канцелярии, услугах курьерских служб;
• Исключить вероятность потери и порчи документов;
• Сократить издержки на содержание архива.

Вы можете произвести работы по внедрению как силами организации, так и пригласив специалистов. Первый вариант - более бюджетный, однако чреват затягиванием сроков и большими затратами времени и сил сотрудников. Второй подразумевает выделение бюджета на оплату услуг профессионалов, но гарантирует более быстрый и качественный результат.

Типовые этапы внедрения:

1. Организационный. Здесь происходит знакомство с командой исполнителя, формирование команды заказчика, закрепление ролей и функций в ней приказом, первое оргсобрание, на котором будут сформулированы цели и задачи и даны ответы на возникшие у сотрудников вопросы.
2. Этап исследования, анализа и проектирования системы в соответствии с устройством бизнес-процессов предприятия.
3. Обучение команды со стороны заказчика. Для того, чтобы внедрение прошло успешно, сотрудникам компании-заказчика важно разбираться в том, как работает внедряемая система. Обучение разумнее всего проводить раздельно:
• администраторам разъяснять технические детали, тонкости настройки;
• ведущим пользователям показывать функциональные возможности системы и ключевые операции;
• руководителям презентовать системы на коротком семинаре.
4. Этап эксплуатации и совершенствования. Обычно в ходе практического применения системы возникают дополнительные пожелания по ее доработке.

Вне зависимости от того, занимаетесь ли вы им сами или обратились в стороннюю фирму, есть важные условия его эффективности:

• деятельное участие руководства в процессе внедрения и первичной эксплуатации системы;
• назначение и инструктаж ключевых сотрудников, которые займутся внедрением и поддержкой системы;
• обучение всех пользователей обращению с системой, понятные и простые инструкции.

Внедрение ЭДО - это шаг в ногу со временем, который сэкономит для вас массу времени и средств и упростит взаимоотношения с партнерами и подрядчиками, например, с нами: акты не нужно будет посылать по почте.