Абсолютно все документы в офисе создаются в электронном виде. И примерно 80% из них распечатывается в разных целях: для ознакомления, подписания, запуска в работу. Но зачем, если все работают за компьютерами? Не удобнее ли обойтись без этого?
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет организовать работу с документами так, чтобы хранить их централизованно и использовать основную массу в электронном виде. Единица ЭДО - файл, заверенный электронной подписью - считается юридически значимым оригиналом, поэтому не нуждается в распечатывании.
Сам процесс похож на общение по электронной почте. Передача документов происходит по согласию сторон через оператора ЭДО, который включен в сеть доверия ФНС. Подключение к серверу и аутентификация происходят с помощью персональных цифровых сертификатов.
Каждый пользователь системы имеет свою электронную цифровую подпись (ЭЦП), которая хранится на электронном носителе с пин-кодом. Посредством ЭЦП удостоверяются и верифицируются все изменения документов. Каждый файл имеет статус: "Отправлен", "Получен", "Подписан", "Отказано в подписи". Оператор при передаче автоматически проверяет электронную подпись и то, соответствует ли требованиям закона формат документов. Если файл необходимо изменить, создается его цифровая копия. Окончательным считается документ, закрепленный ЭЦП с двух сторон. Все версии файлов сохраняются на сервере.
Модуль ЭДО:
ЭДО особенно удобен для предоставления документов в налоговые органы и подходит организациям любых масштабов - от представителей малого бизнеса до крупных холдингов.
Предлагаем простой тест. Если вы ответите "нет" более, чем на три вопроса, то определенно нужно.
Зачем вводить ЭДО? Чтобы:
Вы можете произвести работы по внедрению как силами организации, так и пригласив специалистов. Первый вариант - более бюджетный, однако чреват затягиванием сроков и большими затратами времени и сил сотрудников. Второй подразумевает выделение бюджета на оплату услуг профессионалов, но гарантирует более быстрый и качественный результат.
Типовые этапы внедрения:
Вне зависимости от того, занимаетесь ли вы им сами или обратились в стороннюю фирму, есть важные условия его эффективности:
Внедрение ЭДО - это шаг в ногу со временем, который сэкономит для вас массу времени и средств и упростит взаимоотношения с партнерами и подрядчиками, например, с нами: акты не нужно будет посылать по почте.
Настоящая помощь малому и среднему бизнесу. Сайты в подарок при заказе продвижения или техподдержки! Рассрочка!
Делаем сейчас — платишь потом!